Office入门到精通完全宝典(5)

如果你想要将图片或者文本精确地插入到幻灯片的某个位置，你可以不使用鼠标，你可以使用键盘上的方向键来一点点调整它的位置。如果你同时按住Ctrl键，对象移动的步长就会更小，移动的幅度取决于你的显示比例，这让你能够为对象进行更精确地定位。

32.使用批注

如果你同其他人在演示中合作，那么你可以在幻灯片中添加批注，这个功能帮助你同其他人分享你的观点或者想法。使用PowerPoint的批注功能，你可以控制它们的外观。选中注释，点击“绘制”菜单，选择“自动生成形状”，你就可以将重要的批注设置成为箭头状或者其他形状，这样能够使它变得更显眼。

33.PPT和PPS

如果你把一个文件保存为后缀是“.pps”的文件--而不是像通常那样保存为后缀是“.ppt”的话，当你双击这个文件的图标时，Windows就会把它当作一个幻灯片来自动进行播放，而不是像PPT文件一样会在PowerPoint里以编辑的方式打开。不过你还是可以使用PowerPoint对于PPS文件进行编辑，你只要在PowerPoint的“文件”菜单中打开它就行了。

34.缩小文件

如果你的文件中包含了很多图片，那么文件就会变得非常巨大。如果你使用的是PowerPoint 2002，你就能够选择压缩图片，通过这种方式能够让文件变小。打开“图片”工具条，然后按“压缩图片”按钮。你能够选择压缩一个、多个或者是全部的图片。

35.使用Word来帮助整理你的想法

你可以使用PowerPoint中的大纲来确保你的注释和幻灯片顺序正确，你也可以使用Word的提纲功能，这一功能比起PowerPoint的似乎更加强大。这样做的操作非常简单，你只需要做好内容大纲，然后在Word中单击“文件”菜单，然后选择“发送”，然后在子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”就可以了。

36.添加图片

你可以在这里找到微软为PowerPoint提供的、免费的相册插件，你可以使用保存在硬盘上的图片、或者是来自数码相机/扫描仪的图片作为自己的相册。你可以选择每页的图片数、风格、背景和标题。

37.不使用PowerPoint就打开文件

当然，你可以把演示文稿发送给任何人，但是如果你的接受人没有安装PowerPoint这个软件，那也没关系。你使用“打包”工具将文稿处理成打包的版本，在这样的版本中，将包含一个独立的PowerPoint浏览器。

38.暂停放映

在一个幻灯片的放映过程中，你可以按“B”键或者“句号”键来将放映暂停。这会使屏幕变黑。再次按下同样的按钮则可以恢复放映。如果你愿意，你可以使用“W”键来让屏幕变成白色。

39.使用音频和视频

PowerPoint 2002的注册用户能够免费获得微软的Producer软件。它增加了流媒体功能，实时视频或者文件视频因此得以展现。你可以在这里找到它。

40.建设具有自己风格的母版

如果你在幻灯片母版中添加任何东西——文字或者对象，它们都会在所有的幻灯片中出现。这对于树立品牌来说非常有用，你可以把公司标志放在幻灯片的某个角落里。选择“视图”菜单，选择“母版”，然后选择“幻灯片母版”，之后你就可以编辑幻灯片母版了。

41.灵活设置背景

你可能希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。

OUTLOOK

42.寻找文件夹

除了管理你的邮件、便笺、日历、任务和联系人之外，你还能够使用Outlook浏览你硬盘中的文件夹。在Outlook界面左边的快捷方式栏中，按“其他快捷方式”，然后你就能够发现“我的电脑”和“My Documents”的快捷方式。如果你处理的是Office文件，它就能够显示诸如“关键字”、“作者”、“修改时间”等详细信息。同Windows浏览器不同，你能够从Outlook打印文件和文件夹列表。

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