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文档管理专家(document management system,简称DMS)或者数字资产管理系统(digital asset management system,简称DAM),主要是用来管理我们常用的一些文档、照片等信息内容。对于企业而言,文档是重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软。doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,纯文本。txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、心得等。这些文档,可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。
随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。